AIによるビジネス文書作成

ビジネス文書の作成はAIを導入することにより、スマホやタブレットなどの端末で簡単に行うことができます。これまでのビジネス文書といえばPCでの作業となっていました。人にとって情報を整理し文章にまとめるという行為は簡単なことではありません。AIは圧倒的な情報処理能力を駆使し、すみやかにビジネス文書を作成します。もちろん誤字脱字などのミスもありません。作成した文書はその場で保存され、メールなどでの送信も可能です。

AIによるビジネス文書作成のメリット

近年はさまざまな分野や業界でIT化が加速しており、将来的にAIによって職を失う人が増えるという話を聞くことも少なくありません。
その典型的な例ともいえるのが、AIによるビジネス文書作成です。
こうした話題は「人」VS「AI」で語られることが多いですが、これは一長一短です。人のほうが優れた文章を作成できることもあれば、AIのほうが業務効率化というメリットをもたらす一面もあります。

ここでは、AIによるビジネス文書作成にはどのようなメリットがあるのかを紹介していくので、ぜひ参考にしてみてください。

もっと見る

ExcelやWordの書類を簡単に作成できる

文章作成といえば、「Excel」や「Word」がスタンダードなソフトウェアです。

AIによるビジネス文書作成では、こうしたソフトウェアを使って書類を作成する必要がありません。

  •  スマートフォンだけで文章作成
  •  スマートフォンに向かって話すだけ
  •  AIが自動的に文章作成
  •  PCのあるオフィスで作業をしなくて済む

製品によって機能が異なるのはもちろんですが、スマートフォンと連動している製品になると、スマートフォンに向かって話すだけで書類が完成します。

そして、その延長には「外出先の報告書をオフィスに戻って作成する必要がない」など、業務効率化につながるさまざまなメリットが見えてきます。

導入から利用までの手順

AIによるビジネス文書作成は、「機能」は理解できるものの、導入から利用までのプロセスはイメージしづらいところがあるでしょう。

  •  プランを選ぶ
  •  見積りから契約
  •  契約後にAIが納品される
  •  納品されたAIは専用画面で操作可能
  •  ログイン後は話しかけるだけで文章完成

基本的に、ほかサービスと同様にAIによるビジネス文書作成にも管理画面があります。そこにログインするとさまざまな機能を使うことができ、「AIに話しかける」という作業だけで文章を作れるようになります。

実際にAIに話しかけるときは、「AIの質問」に対して回答するだけで目的の書類を作成できるため、使い方が簡単というのも押さえておきたいポイントです。

スマートフォンやタブレッドなどさまざまな端末で作成が可能

AIによるビジネス文書作成は、スマートフォンだけで作業を完結できます。

製品がマルチデバイス対応している場合、スマートフォンだけでなくタブレットなどそれぞれの端末から操作が可能です。

AIに話しかけるだけで文章を作成することができ、「業務効率化」や「作業時間短縮」といったメリットにつながります。

業務効率化による作業時間短縮

AIによるビジネス文書作成は自動で書類を作成できるので、業務効率化や作業時間短縮は必然的に得られるメリットです。

通常、書類を作成するときは「タイピング」+「内容をまとめる」という大きな2つの作業が必要ですが、この2つを省略できます。

特に内容をまとめる力というのはAIの方が圧倒的に速いため、事務的な書類を作成する際にもとになる情報を閲覧しながらデータ入力する必要がありません。

稼働時間を有効活用できる

書類の作成をAIに任せると、空いた時間を有効に使うことができるようになります。

例えば、取引先における2件の会議があったとします。今までは書類作成のために一日1件というペースでスケジュールを組むところを、出張先ですぐに書類作成から報告までを終えることができるため、一日に2件の会議をこなすこともできるようになります。

独自のシステム開発が不要、初期費用を抑えられる

AIによるビジネス文書作成を導入すると、書類作成関連のシステムを独自開発する必要がありません。

AI導入によって、WordやExcelといった書類作成のためのソフトウェアが不要となるでしょう。

初期費用を抑えることにもつながるなど、業務内容とリンクしてさまざまなポイントに利点を見つけることができます。

AIはまだまだ進化する可能性を秘めているため、「追加システム」という点まで考慮すると、「文章を書く」や「書類を作成する」といった業務を行う企業の中には、将来的に社内システムまで一新させる企業も増えてくるかもしれません。

正確でミスのない作業

人の作業というのはどのような職業でもミスが起こり得るものですが、AIは正確でミスのない作業を実現できます。

文章作成に関しては「誤字脱字」が代表的なミスですが、これをなくすことができるようになります。

特に手書きで書類を作成している企業にとっては、非常に強いメリットを感じる部分となります。

まとめ

AIによるビジネス文書作成のメリットを紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。

すでに「スマートフォンの音声認識」や「PCの音声認識ソフト」など、類似する機能は身近に浸透しています。

AIによるビジネス文書作成はそうした機能がさらに進化したシステムなので、今後AIの進化とともに注目度が高まりそうです。

比較表

商品名 SPALO
SPALO
特徴 ■チャットボットで書類作成が可能
■AIが快適な入力をサポート
■隙間時間を有効活用し、業務効率向上
料金プラン(税抜) ■ライト:30,000円
■ベーシック:80,000円
■プレミアム:120,000円
初期費用(税抜) 無料〜
無料トライアル -
サポート対応 乗り換え/導入支援 -
電話 -
メール
チャット -
スマホ対応
音声入力対応

商品一覧

SPALO

SPALO

株式会社ビズオーシャン

  • チャットボットで書類作成が可能
  • AIが快適な入力をサポート
  • すきま時間を有効活用し、業務効率向上