電子契約

電子契約のメリット

電子契約ツールとは、契約書を電子化するためのツールのことを指します。契約書などの書類の取り扱いは近年急速にデジタル化の動きが高まっており、この流れは今後ますます加速していくものと予想されています。

ここでは、電子契約とは何か?電子契約ツールを利用するメリットとは何か?といったトピックについて紹介します。おすすめの電子契約ツールもご紹介していますので、ぜひチェックしてみてください。

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電子契約とは

まずは、電子契約とはどのようなものかについてご説明します。

従来の書面の契約締結に代わる契約締結方法

電子契約とは、紙ベースでやり取りされていた当事者間取引を電子化(デジタル化)することです。電子契約によって、契約手続きの効率化が期待されています。

一般財団法人日本情報経済社会推進協会の電子契約の利用状況の経年比較(2015~2017年調査)によると、2017年の時点で42.4%もの企業がすでに電子契約を採用しており、採用を検討している企業も23.2%に上ります。

電子署名法で契約効力が認められている

2001年5月に制定された電子署名法(第3条)により、本人による電子署名が行われた電子文書等は成立したものと推定される、と規定されています。つまり、紙面による契約書と同様の効果を発揮する、と規定されていることになります。

電子契約ツールのメリット

電子契約ツールを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか?

郵送代や印紙代、インク代といったコスト削減

紙ベースの契約書の場合に発生するインク代や用紙代、書類の郵送代などをコストカットできます。また、電子文書の請求書の場合には、印紙税が不要になるというメリットもあります。

契約締結が短期間で完了し、取引開始がスピーディに

電子文書は閲覧・送付などの取扱いが容易なことから、契約の締結がスピーディに行われることが期待できます。

社内の業務効率化が進む

検索が容易なことやファイリングが不要なことから、社内の業務効率化が期待できるというメリットもあります。

ペーパーレス化の促進

書類をデジタルデータとして保管することで、ペーパーレス化を促進できます。

電子契約ツールのデメリット

では、電子契約ツールにはデメリットはないのでしょうか?

電子契約ができない書類がある

すべての書類が電子化の効果が認められているわけではありません。消費者保護などを目的として、紙面での書類の締結が求められている必要な書類もあります。電子契約を結ぶ前には、電子契約が無効になる契約書に該当していないか確認する必要があります。

取引先企業の了承が得られない可能性がある

電子契約は、企業間で締結するものなので、必ず相手方の協力が必要です。自社にとってメリットがあるからといって、必ず相手も協力してくれるわけではありません。電子契約ツールを利用する際には、相手方にも利用料金が発生するケースが一般的ですので、了承を得られないケースもあるかもしれません。

電子契約ツールの主要機能

次に、電子契約ツールの主要機能についてご紹介します。

契約締結機能

インターネット上で電子契約書を交わし、署名することで契約を締結できます。スピーディに契約書を締結できることが電子契約ツールの特徴です。

契約書の保管・検索機能

紙媒体だと膨大な量になってしまう契約書の管理でも、データであれば場所をとらずに保管できます。また、ファイル名だけではなく、締結先ごとや金額別などさまざまな条件指定での検索が可能です。

各種テンプレート

よく使用する請求書のひな型をテンプレートとして保管し、活用することができます。

暗号化によるセキュリティ対策

暗号化通信(第三者によるデータの改ざんや不正アクセス防止)のため、重要書類を暗号化した状態でデータ保存できます。

データ自動バックアップ機能

自動的にデータのバックアップをとることで、膨大な重要データの消失を防ぎます。

契約締結を効率化するおすすめの電子契約ツール

クラウドサインの特徴・機能

クラウドサインは2018年現在、すでに30,000社以上の企業が導入している電子契約ツールです。弁護士ドットコム株式会社が運営しており、母体の安心感もあります。受発注のやり取りや従業員との労働契約書などは、サービス契約後すぐにでも利用しやすいサービスです。Slackなどのチャットツールや各種APIとの連携など、他サービスとの連携のしやすさも魅力の一つです。

クラウドサインの詳細はこちら

まとめ

電子契約ツールの特徴と魅力についてご紹介しました。

日本国内でも、電子契約ツール導入済みと検討中の企業を合わせると約65%にも上り、テレワークを始めとしたテレワークの推進やビジネスのグローバル化、高速化などの背景から、ペーパーレス化の動きはますます高まっていくものと思われます。

紙の書類のファイリング作業や膨大なファイルの中から書類を探す、といった作業から解放されるのも電子契約ツール導入のメリットの一つです。コスト削減にもつながる可能性が高いので、検討されてみてはいかがでしょうか?

比較表

商品名 クラウドサイン
クラウドサイン
特徴 ■ 電子契約市場NO.1のクラウド型電子契約サービス。30,000社以上の導入実績
■「いつでも・どこでも」クラウド上で契約締結・確認が可能
■カスタマーサポートチャットを用意
料金プラン ■スタンダードプラン
固定費用:10,000円/月(税抜き)
従量費用:200円/件(税抜き)
※最低契約期間:1年間
※最低利用金額:月1万円以上
初期費用 無料
無料トライアル ○(30日間)
サポート対応 電話
チャット
訪問 x
契約書作成 テンプレートの用意
自社テンプレートの活用
管理画面上での契約書の編集 x
印影の登録 x
契約書管理 電子契約書の管理
紙の契約書の管理
契約書の検索
契約書のダウンロード
セキュリティ 2段階認証
アカウントの権限管理
IPアドレス制限
その他 スマートフォンで契約締結
既読機能
他社サービスとの連携
API連携

商品一覧

クラウドサイン

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弁護士ドットコム株式会社

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