経費精算システム

経費精算システムとは、手入力で手間のかかっていた作業を効率化し、それにかかっていた時間を削減できるシステムです。各種経費などを一連のワークフロー(申請→清算→承認)で終えることができるので、コア業務に専念することができます。また、経理の業務負担を減らすことにも繋がるので、会社全体の業務がスムーズに進むでしょう。他にも、申請漏れや入力ミスを防ぐアラート機能が付いているので、トラブルが起きるのを未然に防いでくれます。

経費精算システムのメリット

経費精算システムは、今まで手入力で手間のかかっていた作業を効率化することができます。
経理作業の効率化によって「本来やるべきコア業務への集中」や「申請漏れや入力ミスの防止」をできるというメリットがあり、経理作業を見直したいという企業から注目が集まっています。

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1.本来やるべきコア業務に集中できる

経費精算システムにはさまざまな機能がありますが、基本機能は以下のようなものがあります。

  •  経費の申請
  •  経費の精算
  •  経費の承認

  •  会計ソフトと連携
  •  クレジットカードと連携

交通費や宿泊費など、各種経費を項目別から「申請」→「清算」→「承認」という一連のワークフローが可能になります。さらに、会計ソフトとも連動して使うことができるため、経費精算を効率化できるというのが主なメリットです。

経費精算は経理担当者だけではなく、「経費を申請する人」や「申請を承認する人」など、各作業者にとっても手間がかかります。

経費精算システムを導入することで、今までの作業を簡素化することができるため、それぞれのコア業務に集中しやすくなり、会社全体の業務効率化にも繋がってきます。

2.経理部門の業務負担を軽減

経理部門では、社員が申請した経費をExcelなどでデータをまとめあげ、それを経営者に提出して承認を得るという仲介役の業務を担っています。それは必然的に、入力作業が多くなるということにもつながるのです。
そのため、ミスを防止するための「ダブルチェック」が必要になりますが、同時に業務負担の課題ともなります。
経費精算システムを導入すると、「ICカードの読み込み」を使用して交通費の経費精算が可能なため、入力作業の手間を省略することが可能です。その結果、承認までの流れがスマートになり、経理部門の業務負担が大きく軽減されます。

3.簡単操作で豊富な機能が使える

経費精算システムはいろんな機能が搭載されているので経理部門の業務負担を軽減できることは間違いありません。しかしながら、操作が難しそうなイメージも少なからず持たれています。

実際に使用してみると、経費精算システムの各機能はアイコン表示で分かりやすくなっており、入力されたデータを一目でチェックできます。

また、マルチデバイスに対応している製品も多いため、申請された経費を承認する場合もほか出先で確認することができるなど、豊富な機能を簡単に操作できることも、経費精算システムの魅力です。

4.申請漏れや入力ミスの防止

経費作業において「申請漏れ」や「入力ミス」は非常に起こりやすいトラブルです。

しかし、経費精算システムにはアラート機能があるため、申請内容に不備があると「申請できない」という状態になります。手作業だと申請漏れがあっても申請できてしまうところが問題なわけですが、経費精算システムではこれを防止できます。

また、入力ミスに関しても「ICカード読み込み」や「クレジットカードと連携」など、自動入力が可能なことでミスを減らすことができます。

社内においてどのような申請漏れや入力ミスが多いのかを分析しておき、それを改善できる機能が備わっている経費精算システムを探していくと効果的です。

5.不正申請のチェックが簡単にできる

経費を不正申請できてしまうのは、主に以下のような理由があります。

  •  事前申請がない
  •  人数などの詳細がなくても申請できる

  •  領収書がベースになっていない

どのような方法で経費管理を行っているのかにもよりますが、抜け道があるからこそ不正申請ができてしまうのです。

経費精算システムには「規定違反の自動チェック機能」があるため、基本的にこの機能によって不正申請を防ぐことができます。

また、製品によっては事前申請が経費フローの一部に組み込まれているタイプもあるので、あらかじめ「本当に経費として必要なのか?」を確認することもできます。

ほかにも、「クレジットカードの連携」といった機能など、強制的に事実に基づいた申請を余儀なくされることもあるので、従来に比べて圧倒的に不正申請を減らすことができます。

6.再入力作業の削減ができる

経費作業は「社員が経費を申請」→「経理部門がその内容を再入力」という流れになっていることが多いと思いますが、経費精算システムは経理部門で申請内容を再入力する必要がありません。

経費精算システムは申請されたデータを共有することができるため、今まで重複していた作業を一元化できます。

また、経費は最終的に管理者によって承認が必要となりますが、そこまでのプロセスも同ように簡略化できることがメリットです。

7.複数の拠点における生産業務を一元化できる

全国に複数の拠点を持っている企業の場合、各店舗から上がってくる経費精算を管理していくのは大変です。

経費精算システムでは、拠点ごとに申請承認のルートを作成することができるため、最終的に本社に辿り着くようにカスタマイズしておくと、会社全体の清算業務を一元化することができます。

小売業界のように拠点をたくさん持っている企業にとっては、非常に頼もしい機能性です。

まとめ

管理業務の中でも経費部門の負担軽減を見直したいと考えている企業は増えており、経理作業を効率化できるとコア業務に集中できることから、業務全体にも好影響が見られるようになります。

従来の手作業のままで効率化を図ることは難しいことが多いですが、そんなときは経費精算システムのメリットに注目してみてください。

比較表

商品名 マネーフォワードクラウド経費 ジョブカン経費精算 rakumo ケイヒ
マネーフォワードクラウド経費 ジョブカン経費精算 rakumo ケイヒ
特徴 ■取り込みの自動化によって経費精算の簡素化
■会計システムとの連携で経費業務の効率化
■電子帳簿保存法に対応してペーパーレス化
■業界最安値で、機能も充実
■他社と比べて導入が簡単
■とても分かりやすい利用画面
■営業担当から経理・システム担当までの悩みを解決!クラウド型経費精算ソリューション
■G Suite™ ・ rakumo カレンダーと連携し交通費精算が驚くほど便利に
■作業の効率化!正確性向上!集計/仕分け大幅効率!手間削減!精算を100倍速く!
料金プラン(税抜) ■チームプラン(2~5名利用推奨)
月500円/ユーザ
■コーポレートプラン(6~9名利用推奨)
月700円/ユーザ
■エンタープライズプラン(10名以上利用推奨)
月900円/ユーザ
■ジョブカン経費精算
月400円/ユーザ
※最低利用料金は月5,000円
■rakumoケイヒ
月額300円/ID ※年間契約
■ローカルファイル添付オプション(精算書に領収書(jpg)を添付)
年額15,000円 /1ドメイン(50GBまで)
■電子帳簿保存法対応オプション(電子帳簿保存法に対応するためのオプション)
年額1,200円 /ID
初期費用(税抜) 無料 無料 無料
無料トライアル
(30日間)

(30日間)

(14日間)(自社のG Suite環境でご利用可能)
サポート対応 導入支援 -
電話 -
メール
(すべてのプランで対応)
チャット
(すべてのプランで対応)
×
交通ルート検索 -
承認ワークフロー rakumo ワークフローにて提供
会計システム連携
電子帳簿保存法対応
(コーポレートプラン、エンタープライズプランのみ対応)
仕訳自動学習 -
電子明細取得 - -
交通費ICカード入力 -
銀行振り込み -
外貨対応 -
英語対応
(テンプレートのみ対応)
-
スマートフォン対応
レポート機能 - -

商品一覧

rakumo ケイヒ

rakumo ケイヒ

rakumo 株式会社

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マネーフォワードクラウド経費

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株式会社マネーフォワード

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ジョブカン経費精算/ワークフロー

ジョブカン経費精算/ワークフロー

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