マイナンバー管理システム

マイナンバー管理システムを活用すれば、マイナンバーの収集・管理・廃棄を簡単・安全に実施できます。管理システムを用いればすべてクラウド上で完結します。また、管理システムは万全のセキュリティ体制を敷いているので安心です。スマートフォンやタブレットによる本人確認機能や利用履歴のログの自動収集機能、クラウド管理による安全性といった機能により、コストと手間を抑えた安全なマイナンバー対策が可能になります。

マイナンバー管理システムのメリット

2015年(平成27年)からスタートしたマイナンバーですが、かれこれ3年が経過して企業にとっては管理の重要性を考えさせられることが多かったのではないでしょうか。
マイナンバーは社会保証制度などさまざまなサービスと連動しているため、とにかく管理が問われます。もし、ほか部にマイナンバーが流出してしまうと、詐欺などのさまざまなトラブルに巻き込まれる可能性があります。そのため、マイナンバーを自社で扱うのはできるだけ避けたいという企業も少なくありません。
万全なセキュリティでマイナンバーを管理したいという状況で大きな助けとなるのが、マイナンバー管理システムです。
今回は、マイナンバー管理システムの主なメリットを紹介していきましょう。
ぜひ、導入を検討する際の参考にしてください。

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1.作業ミス防止にもつながる

マイナンバー管理システムは一括収集管理機能があるため、作業ミス防止に繋がります。

基本的にマイナンバーは「個人番号」+「本人確認書類」をセットで管理することになりますが、収集する段階で一括収集ができます。

また、メールから書類の提出をお願いする際には、メールの誤送信が起こっても本人認証システムによってミスを防止することができます。

マイナンバーを手作業で管理すると、人的ミスが起こり得る可能性があります。管理業務として人的ミスは「凡ミス」のようなものでもあり、世間から「ずさんな管理体制」と言われても反論の余地がありません。

2.手続きの簡略化ができる

タ「作業ミス防止」の項目で紹介したように、マイナンバー管理システムは行政機関宛の書類提出の段階から自動的に手続きを進めることができます。
顧客1人1人に対して手作業で手続きを進める必要がないため、業務効率化というメリットもあります。

3.組織間での個人情報の共有がスムーズになる

マイナンバー管理システムは、組織内において「誰が?いつ?どこで?何のために?」を履歴から確認することができ、操作権限を持っている人どうしでスムーズな情報共有が可能です。

  •  マイナンバー利用通知機能
  •  操作履歴自動記録機能

  •  従業員台帳一括登録機能
  •  組織内利用者にID発行機能

マイナンバー管理システムは、「操作履歴自動記録機能」によって自動的に操作履歴が保存されます。

「マイナンバー利用通知機能」では、組織内の管理者や担当者がマイナンバーを利用した際にその通知を自動的に受けることができます。もし、不正利用が起こった場合も速やかに対応できるというメリットもあります。

「従業員台帳一括登録機能」では、社員のマイナンバーを登録する際の従業員情報を登録でき、Excelなどほかのシステムで作成している社員情報をインポートすることも可能です。

「組織内利用者にID発行機能」では、マイナンバー管理システムを利用する社員に対してIDを発行するため、個人情報の共有に関わる人物だけにIDを発行して、万全なセキュリティ体制の環境下で情報を共有することができます。

マイナンバー管理システムは製品によって機能が異なるので、どんな機能から情報共有ができるのかに注目しましょう。

4.属人的に管理しないため、毀損、紛失、漏えいリスクが低い

マイナンバー管理システムは、情報を属人的に管理するのではなく、システムに搭載されている機能によって管理していくため、セキュリティ機能を含めて「毀損」・「紛失」・「漏えい」といったリスクが低くなります。

「操作履歴自動記録機能」から不正利用を防止できることが分かりやすい例であり、情報を失うリスクを低め、もしトラブルが起こってもすぐに対応できるというのが属人的な管理体制とは大きく異なる点です。

5.万全のセキュリティ対策が取れる

マイナンバー管理システムは、以下のようなセキュリティがあります。

  •  ワンタイムパスMicrosoft Word
  •  多重ファイアーウォール

  •  データ暗号化
  •  マイナンバー削除証明書の発行

「ワンタイムパスMicrosoft Word」は不正ログインに対してセキュリティが高く、「多重ファイアーウォール」はハッキング防止に繋がります。

また、保存されているデータは暗号化されるため、ハッキングなどから情報を盗まれても暗号化されている状態なので解読する必要があり、「情報漏えい後」を想定してもセキュリティ対策が高いです。

顧客がサービスを解約した場合など、マイナンバー情報を削除したことを証明書として伝えたいケースが多いと思いますが、その機能まで備わっています。この機能では、マイナンバーを削除した履歴を残すことができるので、管理義務としても十分に役割を果たしてくれます。

まとめ

マイナンバー管理システムの主なメリットと機能をあわせて紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。

すでにマイナンバー管理システムはさまざまなメーカから多くの製品がリリースされており、各製品によって搭載されている機能性にはやや違いがあります。

どの製品もセキュリティが高いことが共通しており、組織間における情報共有や作業効率といった点において、機能性による違いを感じやすいです。

比較表

商品名 マネーフォワードクラウドマイナンバー
マネーフォワードクラウドマイナンバー
特徴 ■マイナンバーの収集・管理・廃棄を、簡単・安全に実施可能
■マネーフォワードクラウドシリーズと連動可能
料金プラン(税抜) ■お試しプラン(従業員、従業員以外、それぞれ1名まで)
無料
■MAX10プラン(従業員、従業員以外、それぞれ10名まで)
年11,760円
■MAX30プラン(従業員、従業員以外、それぞれ30名まで)
年35,280円
■MAX50プラン(従業員、従業員以外、それぞれ50名まで)
年58,800円
■MAX100プラン(従業員、従業員以外、それぞれ100名まで)
年117,600円
■OVER100プラン(100名ごとに)
年117,600円
初期費用(税抜) 無料
無料トライアル -
サポート対応 導入支援 -
電話 -
メール
チャット
スマホ対応
収集方式(ID/PASS)
収集方式(ワンタイムURL方式)
従業員対応
扶養家族対応
取引先対応
株主対応
一括収集機能
給与連携

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マネーフォワードクラウドマイナンバー

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