採用管理システム

採用管理システムとは、人材採用に関連する業務を効率化できるシステムです。複雑な採用プロセスを一括管理できるため生産性が大きく向上します。また、人材採用は大々的に募集を行うと、求人の掲載料金や人件費などの採用コストが高くなる傾向がありますが、採用管理システムを導入しIT化することでコスト削減が可能になります。早期離職を未然に防ぐ機能や適性テストなど、オプション機能を豊富に備えているツールもあり、非常に便利です。

採用管理システムのメリット

採用管理システムは、「応募者の管理」や「選考ステータスの確認」など、人材採用に関する業務を効率化できるシステムです。
初めて採用管理システムを知る方にとっては「応募者の情報を管理できるだけ」というイメージを持たれるかと思いますが、実は「採用Webサイト作成」や「求人Webサイトと連動」など、募集から採用までを網羅できる製品もあります。
今回は、採用管理システムの主なメリットについて紹介していきます。

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1.採用活動の効率が上がる

採用管理システムを導入することで得られるメリットは、「採用活動の効率化」に殆どが収束され、これによって採用コストの削減まで可能となります。

  •  面接管理
  •  応募管理

  •  メールの自動送信
  •  応募者のステータスチェック

  •  その他:採用Webサイト作成や求人Webサイトとの連携

主な機能は「面接管理」や「応募管理」など、応募者の情報を管理して面接までの準備を円滑に進めることができます。過去に応募があったかどうかも確認できるので、応募者の情報を管理できることで面接に向けた準備や対策も幅が広がります。

2.導入に向けて検討しておきたいポイント

採用管理システムの導入に向けて、「採用Webサイトの作成」や「求人Webサイトとの連携」といった機能が必要かどうかはじっくりと考えておきたいポイントです。
基本的に採用管理システムは「面接管理」や「応募管理」など、情報を管理するというのがメインコンテンツです。しかし、製品によっては採用業務を全般的に網羅できるタイプもあるため、「採用管理システムにどこまでの機能を求めるのか?」によって製品の選び方が大きく変わってきます。
転職Webサイトを利用するときに採用管理システムを連動させると、コミュニケーションを取りやすくなるなど、1つ1つの作業を独立して行うよりも成果までがスムーズになりやすいメリットがあります。また、自社の採用Webサイトに関してもSEOを強化できるメリットもあるため、使い方によってはメインコンテンツの「情報管理」よりも強いメリットを感じることもあります。
IT化という時代の流れからも、すでに求人掲載は転職Webサイトを使うことがファーストチョイスになっている企業も多いため、採用システムに何を求めるのかを根底に置きながら製品選びを進めていきたいところです。

3.エントリ自動振り分けで応募者管理効率化

採用管理システムのメイン機能に話を戻すと、単に情報を管理できるだけではなく関連する機能性が豊富なところも便利な点です。

特に「応募者のエントリを自動的に振り分けられる」というのは非常に便利な機能です。

応募者のプロフィールを見ながら手作業で振り分けをするのはとても大変ですが、「雇用形態別」や「部署別」など、採用管理システムは自動振り分けができます。

また、採用管理システムは社内で情報共有できるため、部署別で情報共有して面接までの準備が円滑になるという利便性もあります。

4.メール自動送信システムで連絡漏れ防止

採用管理システムは「応募者へのメール」と「担当者へのメール」を自動送信できます。

これを手動で行っている場合、連絡漏れというミスが起こることがありますが、それを防止できるのは大きなメリットです。

基本的に採用管理システムは業務効率化の恩恵が高いシステムですが、面接の担当者に連絡を自動配信できるのも効率化につながる一例です。

5.応募者の選考ステータスをすぐに確認できる

採用管理システムはシステム上で情報共有ができるため、応募者の選考基準もすぐに確認することができます。

応募者のプロフィール管理も含めると、採用管理システムで「応募者の把握」→「選考基準の確認」→「面接」という主な流れに対応できるため、今まで面接までのプロセスに膨大なとき間を割いている企業にとっては業務効率化のメリットは非常に大きいです。

6.採用コストを削減できる

人材募集は求人の掲載料金や人材紹介会社への報酬など、大規模な公募を行うほど採用コストが高く付きます。

できる限り採用コストを抑えたいと考える場合、社内における採用部門の人件費はすぐにでも実践できるポイントでもあることから、業務効率化を図っていくのはセオリーです。

しかし、求人情報や応募者の管理など、各作業を効率化させるのはIT化に頼らなければ難しいことも多々あります。

採用管理システムをコスト削減という目的で導入する企業も少なくはありません。

まとめ

採用管理システムを導入すると、人材採用に関する全般的な業務を効率化させることができ、コスト削減というメリットまであります。

また、採用Webサイトの作成や転職Webサイトとの連携など、人材募集の方法によってはさらなるメリットを得ることもできます。

製品によって細かい機能性に違いがありますが、非常に多くの採用管理システムがリリースされているため、自社にとって「どんな機能を採用管理システムに求めるのか?」を考えながら最適な製品を探してみてください。

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