勤怠管理システム(出勤管理)

近年は働き方の多様化により、フレックス制度を導入する企業も増えていることから、IT技術を用いた勤怠管理システムを導入する企業が多くなっています。手入力しなければならなかったタイムカードの集計作業を自動で集計できるようになります。また、従業員の労働時間データを管理できるようになります。さらに、自動で給与計算が可能になるので、給与を計算するのに時間がかかる、又は計算間違いが起こるなどのケースも改善されます。

勤怠管理システム(出勤管理)のメリット

従来通りのタイムカードや出勤簿ではない、IT技術を用いた勤怠管理システムを導入する企業が増加しています。製品によって仕様が異なるものの、ここでは勤怠管理システムの代表的なメリットを紹介していきます。

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1.タイムカード集計の手間が省ける

勤怠管理システムを導入すれば、膨大な時間がかかっていたタイムカードの集計作業を省略できます。タイムカードの情報をもとに、給与計算ソフトやExcelに勤怠状況を手入力していく作業は非常に手間がかかりますし、人的ミスも発生しやすいです。また、月末の集計作業が大きな負担になって、長時間労働につながることも考えられます。

勤怠管理システムを導入すれば、勤怠状況を自動で集計できるようになるので、集計作業の負担が大幅に減少します。

また、スマホの操作によるオンライン上での出退勤時間管理が行う機能がある場合は、作業現場が会社と離れていても直行直帰を実現し、人事担当のみならず、作業を行う従業員の業務効率化も図れます。

2.コストの削減ができる

勤怠管理システムは、以下のような作業の省略、あるいは効率化によって、人件費や管理コストの削減が可能です。

  •  タイムカードの作成や集計作業の手間がなくなる
  •  Excelへのデータ入力作業の手間がなくなる
  •  タイムカードの保管や管理の必要がなくなる

勤怠管理のスマート化によって、紙資源に関するコスト、人件費などが削減できるようになります。これまで、3人で5日はかかっていた集計作業を、1人の従業員が1日で終わらせることができれば、人件費を大きく削減することができるでしょう。

3.給与計算とも簡単に連動できる

勤怠管理システムは給与を自動計算することができます。
従業員の労働時間から給与を計算するのに膨大な時間がかかっている、あるいは計算間違いが起こるといった場合、勤怠管理システムを導入することで改善できます。
実際に給与計算も視野に入れて勤怠管理システムを選ぶときは、「給与計算の連動」という点をしっかり見ておきましょう。製品によっては計算機能が搭載されているものがありますし、この機能がなくても労働時間データを出力してほかの給与計算ソフトにインポートするなど、簡単に給与計算できるタイプも多くあります。

4.従業員の労働時間の管理が容易になる

さまざまな勤務形態の従業員を抱えている場合でも、管理画面から各従業員の労働時間を確認して、リアルタイムで管理することが可能です。従来のタイムカード方式では月末にまとめて確認と集計作業を行うのが一般的でした。そうなると、月末にタイムカードを締めたときに初めて残業過多・長時間労働が発覚することになります。

労働時間をリアルタイムに把握できていれば、業務が集中していそうな従業員を素早く特定できるので、業務量の調整などのフォローを的確に行うことができます。

5.不正打刻を防止できる

従来のアナログのタイムカード方式では、不正打刻が容易に行えます。本人以外の、ほかの従業員が打刻をすることも簡単にできるので、以下のような不正打刻が行われる恐れがあります。

  •  出勤していないのに、出勤扱いになっている
  •  遅刻をしたのにタイムカード上は就業開始前に出勤している

  •  残業をしていないのに、遅い時間に打刻されている

このような不正打刻を防ぐために、勤怠管理システムには多種多様な機能が用意されています。

例えば、生体認証機能付きの勤怠管理システムであれば、本人以外の打刻を確実に防ぐことができます。また、GPS機能付きの場合には、打刻時の従業員の位置情報をリアルタイムに把握できるため、直行直帰時の遠隔管理を可能にし、「残業をしていないのに残業時間を不正打刻する」といった場合でも、簡単に見抜くことができるようになります。

6.労働基準法違反を防げる

勤怠管理システムでは、従業員の労働時間を正確に管理しながら記録を残すことができます。これによって「過度な労働があったのでは?」と疑問を持たれた場合でも、残業時間、始業時間、終業時間を正確に保存し、その記録から労働基準違反ではないことを証明することができます。

また、残業時間もリアルタイムで把握できるため、残業時間が多い従業員に対して注意喚起したり、業務量を調整したりするなどの対策もできるでしょう。

近年、いわゆるブラック企業に対する世間の目は厳しく、厚生労働者は長時間労働を強いる企業、残業代の未払いなどを労働関係法令違反の企業をブラック企業として公表を行っています。意図せずブラック企業のレッテルを貼られてしまっては、会社の評価、価値を下げ、売り上げにも影響をおよぼす場合があります。

そのような状況を未然に防止する観点でも、勤怠管理システムは効果的です。

まとめ

近年はフレックス制度を導入している企業も増えており、働き方の多様化が進んでいます。企業にとっては今まで以上に労働時間の管理が難しく感じることもあるため、作業効率向上、コスト削減、不正防止などさまざまな恩恵を得られる勤怠管理システムの導入をぜひご検討ください。

比較表

商品名 ジョブカン勤怠管理 jinjer勤怠 IEYASU
ジョブカン勤怠管理 jinjer勤怠 IEYASU
特徴 ■打刻方法が豊富
■「シフト管理」が充実
■飲食業界や小売業界はもちろん、福祉業界や一般企業(中規模~大手)にも最適なサービス
■パソコン、タブレット、スマホのマルチデバイス完全対応
■AIによるエンゲージメントアラート機能
■業務効率につながる機能など世界最高水準の機能数
■「人数制限なし」「期間なし」でずっと無料
■社会保険労務士と連携し開発・アップデート
■最新のUI/UX シンプルな機能
料金プラン(税抜) ■無料プラン(機能制限あり)
出勤管理
【オプション機能】
 シフト管理、休暇/申請管理、工数管理

■有料プラン
出勤管理 月200円/ユーザ
【オプション機能】 各機能 月100円/ユーザ
 シフト管理、休暇/申請管理、工数管理
※最低利用料金は月2,000円
※最低利用期間の設定なし
■有料プラン
実質月300円/ユーザ
(シフト管理、休暇/申請管理、工数管理機能含む)

■サポートプラン
スタンダードプラン(81ID未満):月120,000円
スタンダードプラン(81ID以上):ご利用料金の30%
※最低利用料金は月3,000円
※年間契約
■フリー
無料 (アプリケーション内に広告表示)
■ベーシックS (~39名)
年38,000円
■ベーシックM (~149名)
年98,000円
■エンタープライズ (~999名)
年298,000円
※機能は全プラン共通
初期費用(税抜) 無料 無料 無料
無料トライアル
(30日間)

(30日間)

(30日間)
サポート対応 初期導入支援
(有償提供)

(有償提供)
電話 -
メール
(有償提供)
チャット -
打刻機能 ICカード打刻
指紋・指静脈打刻 -
(近日対応予定)
- -
モバイル
GPS打刻
PC/タブレット打刻
その他 LINE打刻、Slack打刻 Chatwork打刻、Slack打刻 利用者向けアプリあり
出勤管理 複数拠点での打刻管理
アラート機能
(AIによるエンゲージメントアラート機能あり)

(有償提供)
直行・直帰管理
シフト管理 シフト自動作成機能 -
(実装中)
-
確定シフト共有 -
夜勤シフト対応
各種申請管理 休暇付与・残日数管理
休暇申請
(有料プランにて実装)
残業申請
(有料プランにて実装)
集計機能 勤務時間の自動集計
締め機能
まるめ設定
残業/深夜時間集計
36協定超過抽出
(有料プランにて実装)
グループスタッフ管理 -
英語対応 - -
給与計算ソフトとの連携
(CSVにて出力可能)

(CSVファイルにて連携)

商品一覧

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理

株式会社Donuts

  • 勤怠管理・シフト管理ともに業界トップクラス
  • 導入実績20,000社以上!
  • 有給、振休、代休の残日数管理が可能!

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jinjer勤怠

jinjer勤怠

株式会社ネオキャリア

  • 外出先からスマホ、タブレットで打刻できる
  • 残業・休暇管理から集計作業までの全機能を網羅
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IEYASU 勤怠管理

IEYASU 勤怠管理

IEYASU株式会社

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  • 日次勤怠や承認・申請のほか、CSVデータ出力も可能
  • 打刻・申請・承認が全てスマートフォンで完結

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