グループウェア

グループウェアとは、組織内におけるコミュニケーション円滑化やスケジュール管理などを行える複数のツールが1つになった統合パッケージソフトウェアのことです。グループウェアを利用すれば、一つひとつのツールを単体で導入する必要がないためコストが削減できるメリットがあります。グループウェアは勤怠管理やスケジュール管理などの時間管理機能がある他、社内SNSの機能やファイル共有などによるコミュ二ケーションツールもかなり豊富です。

グループウェアのメリット

社内のコミュニケーションの活性化、業務の効率化を促進できるシステムとして、大企業はもちろん、中小企業においても導入数を急激に伸ばしているのがグループウェアです。
グループウェアとは、社内における「円滑なコミュニケーション」や「情報共有」、「スケジュールの管理」など、複数のツールが1つになった統合パッケージソフトウェアのことを指します。
「ビデオ会議」や「社内SNS」といったさまざまな機能が搭載されているため、グループウェアを導入すれば各ツールを単体で導入する必要がないというのも便利なポイントです。
ここでは、グループウェア導入のメリットを7つ解説します。

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コミュニケーションが活性化する

各製品によって機能性に違いはありますが、主なコミュニケーション機能は以下のようなものがあります。

  •  メール
  •  掲示板
  •  チャット
  •  社内SNS
  •  ビデオ会議

掲示板や社内SNSを用いることでコミュニケーションを活性化させ、優れたアイデアを生み出したり、従業員の連帯感を強化したりできます。
さらに、ビデオ会議であれば、物理的に離れた場所にいるメンバーも参加することできます。いつも会議の参加者が固定化されがちだった場合は、新しい参加者を呼び込むことで新たなシナジー効果が生まれることもあり得ます。

ペーパーレス化促進による経費削減効果

グループウェアはペーパーレス化を促進できることも1つのメリットです。例えば、グループウェアの「スケジュール管理機能」を使うと、WordやExcelでスケジュール表を作成して印刷するという作業を無くすことが可能です。
書類を印刷するだけでも、インク代や印紙代が発生しています。紙の資料を減らすことができれば、長期的には思った以上に大きなコスト削減となります。

情報共有が効率化される

社内で同じツールを使うことで情報共有が楽になるというのが、グループウェアのメリットです。情報共有に関連する機能は以下のようなものがあります。

  •  メールやチャットのコミュニケーション機能
  •  タスク管理機能
  •  スケジュール管理機能
  •  勤怠管理機能
  •  ドキュメント管理機能

こうした機能を活用すると、「異なる部署間での連絡」や「在宅ワーカーとのやり取り」など、さまざまなシチュエーションにおいて円滑に情報を共有可能です。例えば、情報共有がシステム化されていない企業では、同じ会社に属していても他部署のスケジュールを把握しているケースは少なく、打ち合わせを希望してもなかなか都合が合わず、場合によって作業の進捗に影響を与えます。

ですが、スケジュール管理機能を会社全体で共有すれば、前述した状況でも、円滑な打ち合わせを可能にし、作業効率化を図れます。

マルチデバイス対応

グループウェアはマルチデバイス対応なものがほとんどです。出張や外回りなどで外出先にいても、スマートフォンやタブレットでグループウェアを使用できます。マルチデバイス機能により、緊急性が高い案件に対する対応速度を速めます。

ほかにも、単にスケジュールをチェックしたいという場合でも、スマートフォンから簡単にスケジュールを閲覧することが可能です。

セキュアなシステムを実現

グループウェアは「管理者の設定」や「管理者の追加」など、管理者に関する操作が可能です。また、管理者権限には以下のような機能があります。

  •  アカウント管理
  •  グループ管理
  •  利用履歴の閲覧
  •  管理権限の譲渡
  •  グループウェアのシステム管理
  •  閲覧制限

これらの機能を上手く使うことで、情報の漏えいを防げます。長期休養を余儀なくされている社員のアカウント一時停止や、退職した社員や契約を打ち切ったリモートワーカーなどのアクセス拒否、機密性の高い情報を扱う場合の閲覧者制限機能などが、会社の資産とも言える大事な情報を保全します。

また、社内においては、部署ごとに管理権限を譲渡するという使い方もできるため、新しいプロジェクトを開始する場合にチームリーダーに権限を与えることで、人事効率化を図ることも可能です。

時間管理が効率化

グループウェアは「勤怠管理」や「スケジュール管理」など、時間を管理することができます。

  •  勤怠管理
  •  スケジュール管理
  •  施設の予約

主に3つの時間管理がありますが、スケジュール管理から1日の時間を細かく管理することも可能です。

施設の予約機能では、会議室などの全部署がそれぞれ使用する共有スペースをあらかじめ予約して抑えることが可能です。さらに、スケジュール機能との組み合わせにより、どの日時に空いているかなどの情報確認も簡単です。

社内SNSでフラットなコミュニケーションも実現

グループウェアは社内SNSの機能もあるため、フラットなコミュニケーションツールとしても実用性があります。

従来通りの連絡方法である、メールや内線電話では、会議室の空き確認、使用許可を求めるだけでも、堅苦しい文面と丁寧な挨拶を必要としていました。

ですが、連絡ツールを社内SNSに変えることで、「明日、午前中に会議をします」という連絡に対して「分かりました」というフラットな返事も可能になり、コミュニケーションの時間や工数も短縮できます。

まとめ

グループウェアは機能性が豊富なことから、コミュケーションの円滑化、コスト削減、作業効率化などのメリットも相応して多いです。競争が激しい現代社会において少しでも他社と差をつけるためにも、グループウェアの導入をぜひご検討ください。

比較表

商品名 Office 365 G Suite Dialpad kintone rakumo ワークフロー rakumo カレンダー rakumo ボード rakumo コンタクト
Office 365 G Suite Dialpad kintone rakumo ワークフロー	rakumo カレンダー rakumo ボード rakumo コンタクト
特徴 ■どこでも使い慣れたOfficeツールを利用可能
■常に最新のOfficeアプリケーションやグループウェアサービスを利用可能
■世界標準規格の認証をもつ信頼性の高い日本国内のデータセンターで運用
■多機能なツールで新しいビジネスコミュニケーションを実現
■安全かつ容易にデータを管理
■世界各地にいる同僚と連絡可能
■次世代に求められる働き方を実現
■ビジネスフォンシステムの機能を網羅
■電話もAIと統合されさらに進化する時代へ
■煩雑になりがちな仕事を最短3分で改善
■社内の様々なデータをチームで共有し脱属人化を実現
■マルチデバイス対応で時間と場所を選ばずに仕事が可能
■G Suite™ 連携ワークフローで、見やすく・使いやすい電子決裁
■スマホやタブレットを利用し場所にとらわれず承認や申請が可能
■業務プロセスが可視化され、コメント機能活用でコミュニケーションも活性化
■日本企業の組織体系に合うようにGoogle カレンダーを再デザイン
■使いやすさに徹底的にこだわり、スケジュール管理がスムーズに
■施設予約や交通費(要「rakumoケイヒ」)も予定と同時に登録可能
■発信するのも、見るのも楽しくなる わかりやすく心地よいインタフェース
■伝えたい人に伝わらないがなくなる。各種プッシュ&リマインド機能
■コミュニケーションが起きやすい各種仕掛けで、話題の深堀と社内活性化
■全社利用できる共有連絡先をもつことができ、社内・社外の連絡先がすぐにわかる
■端末に情報を残さずセキュリティーも万全
■G Suiteと連携できるので、アドレス帳管理が楽
料金プラン(税抜) ■Office プラン
Office 365 Business (300ID以下)
月900円/ユーザ
Office 365 Proplus (ID制限なし)
月1,310円/ユーザ
■グループウェア プラン
Office 365 Business Essentials (300ID以下) 
月540円/ユーザ
Office 365 Enterprise E1 (ID制限なし) 
月870円/ユーザ
■パッケージ プラン<Office + グループウェア>
Office 365 Business Premium (300ID以下) 
月1,360円/ユーザ
Office 365 Enterprise E3 (ID制限なし) 
月2,180円/ユーザ
※上記以外にもプランがございます
■G Suite Basic
月680円/ユーザ
■G Suite Business
月1,360円/ユーザ
■G Suite Enterprise
月3,000円/ユーザ
※年間契約
■Dialpad for 050(SoftBank回線)
月800円〜/ユーザ
■Dialpad (固定電話回線)
月1,300円~/ユーザ
■ライトコース
月額780円/1ユーザー、年額9,170円/1ユーザー
■スタンダードコース
月額1,500円/1ユーザー年額17,640円/1ユーザー)

※最低利用ユーザー:5ユーザー
※最低契約期間:1か月
■rakumoワークフロー
月額300円/ID ※年間契約
■ローカルファイル添付オプション(申請書に各種ローカルの書類添付可能)
年額15,000円 /1ドメイン(50GBまで)
■ZIPダウンロードオプション(申請書類を一括でダウンロードでき、 監査やバックアップに対応)
15,000円 /150回
■rakumoカレンダー
月100円/ID ※年間契約
■rakumo設備予約オプション(ドメインをまたいだ設備管理を実現。 受付期間や時間上限など設備の利用を制限可能)
年額600円 /ID
■rakumo ボード
月額150円/ID ※年間契約
■rakumoコンタクト
月50円/ID ※年間契約
初期費用(税抜) 無料 無料 無料 無料
無料 無料 無料 無料
無料トライアル
(30日間)

(14日間)

(30日間)

(30日間)

(14日間)(自社のG Suite環境でご利用可能)

(14日間)(自社のG Suite環境でご利用可能)

(14日間)(自社のG Suite環境でご利用可能)

(14日間)(自社のG Suite環境でご利用可能)
サポート対応 乗り換え  導入支援
(有償提供)

電話
メール
チャット - - × × × ×
掲示板(BBS) - rakumo ボードにて提供 rakumo ボードにて提供 rakumo ボードにて提供
ファイル共有 × × × ×
チャット × × × ×
スケジュール管理 - rakumo カレンダーにて提供 rakumo カレンダーにて提供 rakumo カレンダーにて提供
電子メール - × × × ×
ワークフローシステム - - rakumo ワークフローにて提供 rakumo ワークフローにて提供 rakumo ワークフローにて提供
会議室予約(設備予約) - rakumo カレンダーにて提供 rakumo カレンダーにて提供 rakumo カレンダーにて提供

商品一覧

rakumo ワークフロー

rakumo ワークフロー

rakumo 株式会社

  • G Suite™ 連携ワークフローで、見やすく・使いやすい電子決裁
  • スマホやタブレットを利用し場所にとらわれず承認や申請が可能
  • 業務プロセスが可視化され、コメント機能活用でコミュニケーションも活性化

無料トライアル14日間

rakumo カレンダー

rakumo カレンダー

rakumo 株式会社

  • 日本企業の組織体系に合うようにGoogle カレンダーを再デザイン
  • 使いやすさに徹底的にこだわり、スケジュール管理がスムーズに
  • 施設予約や交通費(要「rakumoケイヒ」)も予定と同時に登録可能

無料トライアル14日間

rakumo ボード

rakumo ボード

rakumo 株式会社

  • 発信するのも、見るのも楽しくなる わかりやすく心地よいインタフェース
  • 伝えたい人に伝わらないがなくなる。各種プッシュ&リマインド機能
  • コミュニケーションが起きやすい各種仕掛けで、話題の深堀と社内活性化

無料トライアル14日間

rakumo コンタクト

rakumo コンタクト

rakumo 株式会社

  • 全社利用できる共有連絡先をもつことができ、社内・社外の連絡先がすぐにわかる
  • 端末に情報を残さずセキュリティーも万全
  • G Suiteと連携できるので、アドレス帳管理が楽

無料トライアル14日間

Office 365

Office 365

日本マイクロソフト株式会社

  • どこでも使い慣れたOfficeツールを利用可能
  • 常に最新のOfficeアプリケーションやグループウェアサービスを利用可能
  • 世界標準規格の認証をもつ信頼性の高い日本国内のデータセンターで運用

無料トライアル30日間

G Suite

G Suite

Google LLC

  • 素早い導入期間
  • 安全かつ容易にデータを管理
  • 多様な日常お役立ち機能満載

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「Dialpad」電話はクラウドとAIで進化する

「Dialpad」電話はクラウドとAIで進化する

Dialpad Japan

  • フルクラウドで場所に縛られない働き方
  • ビジネスに必要な電話機能を幅広く網羅
  • 電話機能だけでなく、AI等最新技術を駆使
kintone

kintone

サイボウズ株式会社

  • 煩雑になりがちな仕事を最短3分で改善
  • 社内の様々なデータをチームで共有し脱属人化を実現
  • マルチデバイス対応で時間と場所を選ばずに仕事が可能

無料トライアル30日間

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